背景

這場討論源於一篇探討組織內部「摩擦力」的文章，核心案例是一名為 Joann 的行政人員退休後，其原本負責的差旅報銷工作被自動化系統 Concur 取代。這項變動迫使高薪的教授與研究人員必須親自處理繁瑣的單據與分類，引發了關於企業效率、信任成本與行政膨脹的深度辯論。

社群觀點

許多資深從業者對此深有共鳴，回憶起 1980 年代只需將收據交給部門秘書即可完成報銷的簡便時代。他們指出，現代企業推行的「自動化」往往名不符實，實質上是將低薪行政人員的工作轉嫁給高薪的專業技術人員。這種做法在財務報表上看似節省了人力成本，卻忽視了隱形的機會成本。當一名時薪數百美元的工程師或教授花費數小時在充滿錯誤代碼的系統中掙扎時，企業實際上支付了比聘請專業行政人員高出數倍的代價。

關於這種轉變的動機，社群中存在不同解讀。部分觀點認為這是從「高信任」向「低信任」環境演變的必然結果。在小規模組織中，行政人員能憑藉對同事的了解處理例外情況；然而隨著組織擴張，管理層傾向於利用非人性化的系統來實施標準化控制，以防範潛在的詐欺行為。然而，反對者反駁稱，信任水平並未真正改變，因為過去的行政人員同樣會審核收據，現在的系統摩擦力更多是為了讓管理層擁有可視化的儀表板，即便這會犧牲基層的生產力。

討論中也揭示了企業文化中「因噎廢食」的現象。有留言者舉例，公司可能因為極少數人濫用免費午餐或租車規定，就取消所有福利或增加極其苛刻的審核流程。這種對微小損失的過度反應，往往導致優秀員工感到被羞辱或不被尊重。例如，為了爭論一盒五美元的纖維棒是否屬於合法報銷，財務部門與員工往返溝通所耗費的人力成本，早已遠超該商品本身的價值。這種「為了合規而合規」的官僚主義，有時是為了規避稅務審計風險，但更多時候被視為一種權力控管的手段。

此外，這種摩擦力有時被懷疑是刻意設計的。透過增加報銷的難度與痛苦程度，企業能有效降低員工報銷小額開支的意願，從而達成縮減開支的目的。面對這種日益嚴峻的行政負擔，部分技術人員開始思考利用大型語言模型（LLM）來對抗這些繁瑣的流程，試圖以技術手段重新找回失去的效率，或是乾脆選擇放棄報銷小額款項，以節省自己的心理能量。

延伸閱讀

• IRS Publication 5137：關於附帶福利（Fringe Benefit）的稅務指南，解釋了企業為何對小額報銷採取嚴格立場的法律背景。
• 37signals 關於政策與程序成本的故事：探討了預防微小「犯罪」所建立的規章制度，其成本往往遠高於犯罪本身。